实用指南：打造无纸化办公空间
2015.03.09
打造无纸化办公空间
你的办公室里，是否会有各种各样的纸张堆满角落？你是否正因资料繁多、查找困难而烦恼？团队项目众多，但资料散落于各个成员电脑上，需要时还得通过邮件或 U 盘？印象笔记企业版将为你解决这些问题。
印象笔记企业版是一个 “云端文件库”，帮你将散落各处的纸质文档和电子文档汇聚在一起，并快速和团队成员共享。企业版支持电脑、手机、平板等各大主流设备，团队成员可随时随地存放、共享和查找资料，操作简单，搜索快捷。
通过企业版搭建一个无纸化的空间，让团队知识触手可及，能够便捷成员间的协作，最终提升团队整体的工作效率。
一、搭建团队工作空间
印象笔记企业版通过企业笔记来存储各类工作文件，通过企业笔记本来整理文件。笔记本相当于电脑硬盘上的文件夹，笔记相当于文件夹内的各类文档。
在准备将纸质和电子文档存储到印象笔记之前，首先应搭建一个清晰的笔记本架构，以有序地存放这些资料。其次，为笔记本创建一套命名规则，让团队更好地整理资料，让内容查找更便捷。
例如，借鉴电脑上使用文件夹管理资料的方法，来设计笔记本和笔记架构，以便于团队成员更快速地过渡到新的工作模式。
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电脑上：
1 级文件夹：销售资料
2 级文件夹：PDF文档、打印资料
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印象笔记企业版：
笔记本：销售资料
笔记：PDF文档 1（标签：销售资料-PDF)
打印资料 1（标签：销售资料-打印资料）
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★ 请参阅【绝对干货】部署企业版 3 步曲 ，获取得多部署团队工作空间的技巧。
二、扫描纸质文档
扫描各类纸质文档到印象笔记企业版，既能有效避免纸质文件堆积，又能让资料便于搜索和共享。
纸质文件可以通过印象笔记移动客户端上的扫描摄像头、扫描宝、ScanSnap 扫描仪，快速、整洁、有序地扫描进印象笔记，转变为可以搜索和共享的笔记。
1. 印象笔记移动客户端
在手机、平板上打开印象笔记，点击 “拍照” 功能，即可开始扫描。有以下几种不同的模式供选择：
1.1 拍照
适合拍摄头脑风景时的白板记录，将灵感快速收藏进印象笔记，永久留存。
1.2 扫描
适合扫描发票、合同等各类纸质材料。独特的扫描技术，强化文字与背影的反差，让文字显示更为清晰。
扫描的资料以图片格式保存。作为企业用户，图片内的手写和印刷文字，皆可搜索得到。
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1.3 名片
适合扫描名片。名片扫描摄像头可自动识别名片边缘，只需几秒即可将名片数字化，保存为一条可以搜索的联系人笔记。
如果在印象笔记中绑定 Linkedin 帐户，扫描名片后，还会自动获得名片主人在 Linkedin 的个人资料和头像照片等信息。
1.4 报事贴®便条纸
专门为扫描报事贴®便条纸而开发的功能。随手在报事贴®便条纸记下的客户联系方式、会议时间地点等重要信息，可轻松保存到印象笔记。扫描的报事贴®便条纸以图片格式保存。作为企业用户，图片内的手写和印刷文字，皆可搜索的到。
2. 印象笔记扫描宝
扫描宝是印象笔记全新推出的 iOS 应用，它是迄今为止 iPhone 和 iPad 上最快的扫描应用。小到一张发票，大到一摞文件，都可以通过扫描宝快速保存到印象笔记，并轻松实现共享。
- 最快扫描：只要对准纸质文件，无需手动操作，立即完成扫描；
- 最快优化：自动增强对比、纠正倾斜，让文字清晰分明；
- 最快查看：扫描文件罗列在屏幕下方，方便随时查看编辑；
- 最快分享：一键发送扫描文件到微信、邮件；
- 最快保存：一键保存到印象笔记，电脑移动客户端即时同步。
3. ScanSnap 扫描仪
ScanSnap 无线扫描仪是一款会自动归档的扫描仪。你可以同时将名片、照片、收据等放在一起扫描，ScanSnap 会自动识别各类文件，并分别归档到印象笔记的名片、照片、收据笔记本中。
扫描宝和 ScanSnap 扫描仪一起使用，扫描流程将更为简单、快捷。扫描宝会通过 WiFi 自动查找并连接 Scan Snap 无线扫描仪，连接成功后，点击手机上的 “开始扫描” 按钮，就可以回到办公桌旁安心工作，各类纸质文件瞬间自动扫进手机。
三、汇聚电子文档
除了纸质文档，将散落于各个团队成员电脑上的电子文档通过印象笔记汇聚在一起，能够实现资源的优化配置，提升团队资源的使用效率。
电子文档则可以从电脑文件夹里直接拖拽到印象笔记，以附件的形式保存在笔记中。作为企业用户，附件文档里的内容，也可搜索得到。
示例，将 “网站设计” 项目相关资料备份到印象笔记的具体操作步骤如下：
1. 创建企业笔记本，命名为 “项目-网站设计”
2. 将项目相关资料直接拖拽到笔记本中
Mac: 为每个资料创建一条笔记，将资料直接拖拽进笔记
Windows: 无需提前创建笔记，直接将资料拖拽进笔记本，印象笔记会自动为每个资料创建一条笔记
★ 拖拽到印象笔记的资料，只是电脑资料的复本，并不会对存放在电脑文件夹里的资料产生任何影响。
★ Word、Excel 等类型的附件文档，双击即可直接在笔记中打开并进行编辑，编辑后修改会自动保存到笔记里。
四、共享团队文档
将纸质文档和电子文档存储在印象笔记后，可以通过 “工作群聊” 或 “企业主页” 和同事共享。
1. 工作群聊
“工作群聊” 可以让你灵活选择将内容共享给一人或多人，并针对单条笔记设置权限。
共享权限分为 “可以查看”、“可以编辑” 和 “可以编辑和邀请” 三种。
- 如果选择“可以查看”，则其他同事只有查看内容，无法修改；
- 如果选择“可以编辑权，他们可以直接对笔记内容进行修改；
- 如果选择“可以编辑和邀请”，则其他同事不但能编辑笔记，还可以将笔记共享给其他人。
2. 企业主页
“企业主页” 是一个丰富的企业知识库，将笔记本发布到“企业主页”后，汇聚了所有加入企业帐户的同事都可以看到。
右键点击企业笔记本，选择“发布笔记本” （Windows 版选择 “共享设置”） ，即可将发布给全公司同事。
你也可以在 “企业主页” 浏览同事的个人资料，并查看和加入他们的共享笔记本。
在 “企业主页” 选择感兴趣的笔记本，点击 “加入”，此笔记本就会出现在你的笔记本列表中。
