印象笔记用户体验团队属于销售和用户体验部,主要工作是帮助用户解决在产品使用过程中遇到的问题,提供优质的服务,并驱动公司不断优化用户体验。
对于售后团队经常面临的一些问题,印象笔记公司的用户体验部有一些很好的解决方案。
问题一、员工花费大量时间查找资料,工作效率低
搜索 + 推荐,减少 3 倍资料查找时间
使用印象笔记企业版强大的搜索功能,遇到用户咨询时,客服能够快速取用存放在任意笔记的资料。
还能搜索 Office 文档、 PDF 文档中的资料,查找到过去做过的活动作为参考,让团队知识沉淀下来,无需重复劳动。
解决方案二:建立知识体系,新员工也能一目了然
用户支持人员需要解答用户遇到的各类问题,其中绝大多数问题简单、重复,团队创建了 「FAQ 笔记本」作为常见问题库。
根据问题之间的关系创建分类索引,任意一个员工和同事都能轻松了解知识库的全貌,并且可以一键点击查看具体答复。
技术支持人员需要跟研发部门密切配合,及时处理产品技术问题,「Bug 和问题跟踪笔记本」就可以用来解决这个需要。
技术支持随时反馈问题,并分享给技术部门,技术部门修复问题后会在笔记中更新跟进状态,用户支持再根据最新进展答复用户。
其他比如质检结果和重要案例库、用户的需求和建议收集等都可以通过这种方式管理。
问题二、人员频繁流动,重要资料流失、资料交接耗时耗力
印象笔记用户体验团队使用企业版管理团队资料,所有企业数据归属于企业,防止误删和恶意删除。
丰富的权限设置可以满足不同情况下的设置。还可以批量转移资料权限、批量分享资料给新员工,加速新员工上手,最大化降低人员流动对售后服务效率的影响。
除了本部门成员,其他部门的同事也需要查看产品资料和客户反馈,印象笔记用户体验团队把「FAQ 笔记本」还会跟其他部门的同事共享,给予「仅可以查看」的权限。这样一方面全公司员工都能了解最新的用户反馈,另一方面又不会因为误操作影响知识库的准确性。
问题三、知识更新快,版本不一致,频繁培训重复劳动
印象笔记用户体验团队建立了「规章制度和操作指南笔记本」,把服务规范、操作流程、常见问题解决步骤整理成文档供所有用户支持人员随时查阅。
所有新的市场活动或新产品上线之前,相关业务负责人将业务更新情况并给用户支持成员集中培训,具体的业务细节整理成文档,能够做到在用户咨询时随时取用。
当同一个知识有更新时,直接修改笔记内容,自动同步到所有员工的设备,保证每位员工查询取用时都是最新版本,无需另存为新文档。当需要查看历史记录时直接打开笔记历史版本。
需要基于企业资料开展讨论时,直接使用内置群聊,手机电脑无缝衔接,随时快速讨论并更新知识库。