超效率知识管理术
2016.06.16
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活动主题：企业管理「智」变
活动日期：2016.6.3
活动地点：北京
分享人：陈加岗
分享主题：超效率知识管理术
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非常感谢各位今天参加我们的企业知识管理的论坛。我在印象笔记已经是五年多了，我自己也是用印象笔记六年，我是一个深度用户，希望通过今天的分享，让大家进一步了解印象笔记怎样帮助大家提高企业的知识管理。
在我们开始之前我们先做一个小的调研吧。在座各位有谁是每天看朋友圈的？看来大部分的朋友都有这个习惯。有哪些人看完朋友圈，觉得每一天收获很多新的知识？比刚才举手的少了很多。
在座的各位我估计大多数是知识管理者，每天接触的信息其实非常多，但是真正能够沉淀出来作为知识的很少。为了今天的讨论我其实会这样定义知识，知识就是经过筛选和提炼的信息，这些信息是需要能够帮助我们去解决生活，或者是工作中的问题。
大家是来自于知识密集型的行业，金融也好，IT也好，我估计大家的知识是围绕着你们业务的知识。如果团队没有积累知识习惯的时候，万一有可能我们可能不能够很容易能够解答。如果我们有机会的时候，如果没有知识的积累的话也可能不能反应够快，那么可能就会失去了一些机会。所以这是完全可以影响公司业务的运转效率，所以这是知识管理为什么重要。
我今天会这样定义知识管理：我把知识管理定义为收集、整理、输出、应用信息，把它转化为知识的过程。
在讲印象笔记怎么样帮助大家做知识管理之前，我先简单介绍一下印象笔记。有多少人是听说过印象笔记或者用过我们产品？请举手，还是占大部分的。
很多用户把我们当做一个数字的笔记本，但其实大部分的深度用户把我们当做一个知识库来去用的。印象笔记企业版在我们的产品线里就是面对中小企业，定位就是为中小企业去做知识管理的工具。我们的价值主要是把团队可能分得很散的知识，集中在一个地方，并且让整个团队很容易的能够使用。
印象笔记企业版推出之后，全球已经有超过3万家的企业，使用印象笔记企业版来进行知识管理。在中国也有不少的客户，比如说真格基金、哈佛商业评论、复旦大学等都是我们的客户。
究竟印象笔记企业版怎么能帮助大家提高知识管理的效率呢，我会从四个方面讲一下。从大团队管理经常遇到的问题入手。
第一个问题，整个团队不同的人有不同的经验还有知识，怎么样能够最有效的把这些知识整合到一起？印象笔记企业版提供的解决方案就是我们的企业笔记本。这个界面其实是我们 Windows 的界面，我们基本上是一对一的笔记本。只要我们创建一个企业笔记本，并且把这个企业笔记本分享给整个团队，那么整个团队都可以把资料都保存到企业笔记本里。
我举一个例子，我们有一个企业笔记本叫市场部，就把这个市场部的笔记本分享给整个市场部的同事，整个市场部的同事都可以把所有跟市场推广有关的内容保存到这个笔记本里。这样的话大家去访问这些信息就很简单了。
其实我们特别的的地方就在于每条笔记其实是可以保存所有你想得出来的任何格式的文件，基本上可以用一个图文并茂的形式来显示出来。比如说你在电脑端可以把 Excel文档，PDF文档，直接拖拽到笔记里，即可以实现保存了。如果用手机端的话，你可以用手机端的摄象头，把一些图片、纸质文件等等扫描下来，扫描后的文档会自动保存到印象笔记里，整个团队都可以访问到，所以无论你是在办公室或者是出差，大家都可以很容易的无论在哪里都可以访问到这个笔记本里。
我可以举一个例子，是我们的一个案例，作为一个参考，这个客户来自上海的朋友可能知道，他们是上海的一个连锁的精品咖啡店。那么他们是怎么样用我们企业版的呢？他们有五家分店，每一个员工把他们平时工作一些琐碎的信息，跟工作有关的都保存到这个笔记本里。比如说他们在门店里的工作安排，或者是他们咖啡的产品特点，甚至是工作的感悟，都会保存到这里面，整个团队很容易的可以访问到这些信息，并且可以互相去学习。详细案例 >>
第二个问题，大家可能就会问，刚才我们说了收集，大家收集能不能建立企业的知识库呢，肯定不行。为什么不能呢，不能的原因就是没有加工的信息的就不算是知识。我可以给大家看一句话，来自于钢铁侠。他在硅谷很出名的一个人物，是连续的创业者，有三家很有名的公司，包括国外支付的公司，电动汽车的公司特斯拉，还有最近非常火的火箭的公司，他都是创始人。他在一次采访里讲了一句话，我觉得非常有意思，大家可以花一分钟去看一下。
他讲到“在知识的积累中，我们必须有整理信息的架构，他用的比喻是知识就像一棵树一样。那印象笔记针对这种需求提出什么解决方案呢？在我们看来不同的笔记本就可以当成一个树干和树枝，下面的笔记就好像树叶一样，首先你必须有架构，树叶才能挂到树枝上，才能把知识扩散开来。
我们也提供另外一个维度帮大家去整理这些笔记，叫做标签。每一个标签是可以添加到不同笔记本里面的笔记。我举一个例子，比如说我有一个标签叫“双11”的标签，我可以把这个“双11”的标签添加市场部的笔记本里面，关于“双11”活动的笔记，我也可以把“双11”的标签添加到财务里，关于双11零售的笔记。这个好处是什么？有这个标签就可以很容易把散落在不同的地方的内容找出来。
有人会说，这个架构是否太过简单？但其实以我的经验来讲，中小企业用这个架构已经完全是足够的了。如果把架构弄得太复杂，其实使用门槛会增高，因为很多的B2B的产品都有这个问题，太复杂了大家都不愿意使用。
Social One 是我们上海的另外一个客户，做咨询的，很普遍使用标签。比如说把“旅游行业”的标签会加到跟旅游行业相关的笔记上，可能是旅游行业的案例，或旅游行业的数据。这样后期查找跟旅游行业相关的数据就非常简单。详细案例 >>
我们讲了收集跟整理，下一个问题就是，收集好了这些信息，怎么样能够提炼成对团队真正有用的知识呢？在我的理解里，我认为这是有两个关键词，就是“总结和输出”。就是说信息只是一个源材料，你必须要对这些信息有所加工，才能够总结出对工作或者是生活真正有帮助的知识。做总结的时候，会强迫你去思考这些信息用在哪里，这也是印象笔记企业版区别于网盘很大的一个地方。
我这里举一个例子，比如说我团队一个同事去了培训，他收集到关于培训的PDF，就可以导入到这个笔记里。通过这次培训所学所感，都可以写在同一条笔记里。把这个笔记分享给他们的团队的时候，整个团队都可以看到这些知识。
印象笔记企业版一个特别的功能就是你可以把一个笔记本分享给整个团队，让你的团队可以编辑笔记本。比如说刚才这个例子，整个团队都可以编辑这个笔记本的时候，就不只是一个人去做总结跟输出，不同人都可以添加自己的观点和思考。有助于整个团队集体学习，然后一起去提炼出来好的点，这样的话对于整个团队的水平都能够有所提高。很多时候创新都是基于一些已有的知识，这个也是一个很好的企业版的使用的场景之一。
易效能也是我们的一个客户，他们基本上每一个课程都会有一个笔记本。每一个笔记本下面都会有很多很多不同的笔记，有很多的资料。他们会把这个笔记本共享给整个团队，并且整个团队都可以编辑里面的内容。所以团队都可以去看里面的内容，总结一些资料或者是观点，这其实就是一个协作的过程，也是很好的一个用法。
我们讲了收集、整理、输出，最后大家可能会问的一个问题是，有一个知识库了，怎么样能够最快用到这个知识库里的知识呢？印象笔记企业版里很强大的一点就是企业的搜索的功能。比如说关键字，标签，其实我们很强的一点就是可以搜索到图片里的印刷体，手写文字。我们还有另外强大的一点是什么呢，就是我们的高级搜索语法。可以跟精准的很快的找出想要的东西。
刚才楚总讲到知识有显性的知识很隐性的知识。这个图就像一个冰山，隐性的知识是占大部分。印象笔记可以帮助大家去挖掘或者是发现你们团队里隐性的知识。
比如说你把这些资料放在印象笔记企业版里，你搜索关键字的时候，搜索的结果不单单是你的私人的笔记，你团队共享的笔记本的内容都可以搜出来，避免了很多重复性的工作。
其实我们还有一个功能叫做推荐内容。如果你用印象笔记企业版去编辑或者浏览一个笔记的时候，笔记的下面自动推荐一些包括你自己还有你团队共享的笔记，一点就能马上看到里面的内容，这是提高效率的另一个很高的办法。
再举一个例子，关于搜索方面的，是昆明的一家客户。他们是怎么用的呢，他们每次去法院的时候，都会把相关的文件扫描到印象笔记里。这只要在里面搜这个关键字，纸制文件就可以搜出来了。详细案例 >>
刚才其实四个问题，就总的讲了知识管理的流程，从收集、整理、输出、应用，印象笔记企业版能够从各个环节帮助客户提高他们的工作效率。印象企业笔记版最核心的价值是能够把不同的团队的成员存在不同地方的信息、知识，整合在一处，并且让整个团队了很容易能够找得到。
大家有兴趣，可以拨打 400-898-1000，咨询我们的同事。如果大家有兴趣了解更多的案例，可以去我们的博客（blog.yinxiang.com) 或者是关于我们的微信号（印象笔记企业版 YXBJBusiness），谢谢。